Um dos aspectos importantes da Festa é a parte de comunicação que também fica a cargo da Secretaria de Comunicação, comandada pela secretária Vera Guazelli. Ela contou detalhes sobre o processo de preparação para o Festival do Chocolate e todos os passos que são dados até o início do evento.
O trabalho da Comunicação começa bem antes do evento para garantir um ambiente adequado para o trabalho da imprensa
O setor, recentemente, teve a entrada das redes sociais, o que rendeu, inclusive, um emocionante relato feito sobre um atendimento que foi viabilizado pelo Facebook. Acompanhe:
“O Festival do Chocolate cresceu desde sua primeira edição e é atualmente o evento mais importante da cidade. Proporcionalmente cresceu a relevância da festa entre os moradores da cidade e região e, consequentemente, entre os veículos de comunicação, que dedicam tempo e espaço para o Festival todos os anos.
Meses antes do anúncio das datas, formato e programação da festa, começa um trabalho integrado de diferentes departamentos da Prefeitura, liderados pela SEJEL. A Secretaria de Comunicação acompanha tudo desde o início, para elaborar planejamento da divulgação e atendimento à imprensa.
Para se ter uma ideia, realizamos reuniões semanais desde o final de maio, para alinhar as informações, levantar dados que possam ser relevantes e definir, junto aos organizadores, a estrutura para credenciamento, recepção dos jornalistas, área para fotógrafos, fluxo de produção de sugestões de pauta e envio de imagens e balanços.
É um trabalho abrangente, que começa muito antes do Festival ter início e termina semanas depois. Envolve horas de diálogo com produtores e assessores de artistas para garantir coletivas para os jornalistas e autorização para que cinegrafistas e fotógrafos registrem pelo menos o início dos shows principais e exige dedicação de toda a equipe da comunicação para organizar todas as solicitações, atender todos os pedidos de jornalistas, organizar o credenciamento e resolver mudanças pontuais até mesmo durante os dias da festa.
Nos últimos dois anos, apostamos nas redes sociais como importante ferramenta para a organização se comunicar com o público. Na página oficial do Festival do Chocolate no Facebook é possível observar as expectativas do público, divulgar o evento em tempo real e esclarecer dúvidas.
Somente nos últimos três meses, a página teve mais de cinco mil novas curtidas e hoje temos mais de 7.200 pessoas nos acompanhando pelo Facebook, um termômetro de como a festa está evoluindo e mais um indício de que não podemos parar de nos atualizar para suprir a necessidade do público e da imprensa na área da comunicação.
Nesse ano, nossa equipe também entrou na onda do Facebook até para resolver questões de atendimento e divulgação. Organização e as equipes de jornalistas que trabalham na assessoria de imprensa do Festival fazem reuniões online diariamente, trocam mensagens por aplicativos de celular, via rádio. Estamos antenados 24h por dia para garantir ainda mais agilidade ao nosso trabalho.
Foi também pelo Facebook que tivemos a honra de registrar uma experiência que emocionou toda a equipe da comunicação e também da organização da festa.
Recebemos no final de julho, na página do Festival do Chocolate, a dúvida de uma moradora da cidade sobre a estrutura do evento para recepcionar deficientes. Mãe de duas filhas, a mais nova com paralisia cerebral, a moradora pediu informações sobre estacionamento e espaço para assistir ao show do Palavra Cantada em segurança.
A equipe da comunicação esclareceu todas as dúvidas pelo Facebook e repassou o caso ao departamento de trânsito e às equipes de acessibilidade, que se prontificaram em receber a moradora e sua família. Ao final da festa, na mesma noite do show, a mãe enviou, também por mensagem à organização pelo Facebook, um depoimento agradecendo o emprenho de todos. Nessa mensagem, a moradora agradeceu a oportunidade de ter participado da festa e contou que se sentiu tão segura que assistiu da platéia mesmo ao show, e viu suas duas filhas, inclusive a mais nova, interagindo com outras crianças e pais, que também assistiam à atração sentados na Tenda. Para toda a equipe, é muito gratificante poder auxiliar visitantes, moradores e profissionais. É um trabalho que vale muito a pena”.
